“気配り上手”な
営業事務を目指して

  • 営業事務
  • 西川 美帆
  • 2019年入社 人間関係学部卒
Profile
就職活動では、電子部品業界を志望。地元・埼玉県に密着している点に共感し、サンテックスへ入社した。早起きが得意なので、朝の時間を大切にしている。

現在の仕事内容を教えて下さい

現在は、営業事務として営業業務グループに所属しています。毎朝の出社後は、まず一番にメールとファックスを確認し、お客様から来ている商品の受注書や見積依頼書を、優先順位に基づき処理していきます。
受注書や見積依頼書に書かれている商品コードは、“型式”と呼ばれるアルファベットと数字を組み合わせたものです。お客様の中には間違った型式を表記されていることもあるので、必ず正しい情報と照らし合わせながら、システムへ入力をしていきます。入力されたコードは、一定の時間になると自動で発注先のメーカー様に飛ぶ仕組みになっており、コードが飛んだことを確認すれば処理が完了します。
仕事の合間には、電話対応もおこないます。様々なご質問を頂く上、中には急を要するものも多く、焦りを感じることも。「至急、見積もりを下さい!」と問い合わせを受けた際は、メーカーの在庫状況や納期までの日数を確認し、迅速にご対応できるよう努めています。
大変なことも多々ありますが、少しずつ知識が身に付いてきましたし、最近はお客様に名前を覚えて頂けるようにもなりました。会社の窓口として、スムーズに対応できるよう、さらに成長していきたいと思っています。

お仕事のやりがいを教えて下さい

営業さんと相談した利益率で、お客様からご注文を頂けた時です。
お客様に見積書をお送りする際は、コストや利益率などを踏まえ、いくらで見積書をご提示するか、営業さんと戦略を練ります。お客様は弊社以外にも見積もりの依頼をおこなっていることがほとんどで、一番安いところに発注しますから、毎回が駆け引き。「他社がどれくらいの利益率で提案しているか」「コストに対してどれほどの利益を得るか」といった点を考え、数字を導きます。そうした戦略が功を奏して見事に受注を頂けた際は、とてもやりがいを感じます。
また、定時で帰れるのでプライベートを大切にできる点も、日々のやりがいに繋がっていますね。社長が中心となり「早く帰ろう」と言ってくれるので、遠慮無く帰らせてもらっています(笑)。先輩方も「西川さんお疲れさま〜」と温かい雰囲気で声をかけて下さるので、本当にありがたいです。一方、私は早起きが得意なので、少しだけ早く来て仕事の準備をするようにしています。実は、早く来すぎて怒られたこともあるほど(笑)。やりすぎは禁物ですが、調整は人それぞれに任されているので、自由に仕事の段取りを組んでいます。

失敗から学んだことは何ですか?

つい先日、お客様から頂いた受注書を、通常通り処理をしていた時のことです。いざメーカーへ発注しようとした段階で、その商品が、納品に時間がかかり、メーカーによっては手配すらできない“特注品”であることが発覚しました。当然、どう頑張っても予定されていた納期には間に合いません。すぐにお客様へご連絡し、私のミスであったことを謝罪すると共に、発注先のメーカーにも事情を説明。なんとかご協力を頂くことができ、最終的には間に合わせることができました。
この経験から学んだことは、発注処理のような重要な業務は、なるべく“集中してできる時間帯”におこなうべきだということ。私の場合は朝が一番集中できるので、その時間にまとめて重要な処理をするように工夫しています。時間の使い分けを大切にしながら、これからもミスを防ぐ方法を模索し、業務に取り組んでいきたいと思います。

将来の夢・目標
将来の夢・目標
社員やお客様から信頼される営業事務になることです。先輩方を見ていると、お客様からの信頼は厚いですし、どんな処理もスムーズ。そんな先輩方に強い憧れの気持ちがあります。
先輩方は皆さん気さくで話しやすく、必要以上に身構えることがありません。私の動きが止まっていると、「大丈夫?」と声をかけて下さるので、安心して仕事に取り組むことができます。私もそんな気遣いができ、周りの状況を感じとれるような営業事務を目指して、精一杯努力していきたいですね。
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